Waarom de benodigde gegevens zelden op één plek staan – en hoe je toch tot een betrouwbare CO₂-footprint komt.
“Kun jij onze CO₂-footprint opstellen?” Het klinkt als een duidelijke opdracht. Je verzamelt wat gegevens, voert een berekening uit en presenteert het resultaat. In de praktijk begint het werk alleen zelden met rekenen. Het begint met zoeken.
Het elektriciteitsverbruik staat in een online portal, maar niemand weet precies wie de inloggegevens heeft. De gasrekening loopt via de verhuurder. Brandstofgegevens staan op verzamelfacturen, zonder duidelijke uitsplitsing per voertuig. Zakelijke kilometers worden deels gedeclareerd, deels geregistreerd door de leasemaatschappij en soms ook helemaal niet bijgehouden. Voordat de eerste ton CO₂ is berekend, heb je al vijf collega’s gesproken, drie systemen bekeken en een Excelbestand ontvangen waarvan niemand precies weet hoe het is opgebouwd.
De gegevens bestaan vaak al
Het goede nieuws is dat veel van de benodigde gegevens binnen de organisatie aanwezig zijn. Ze zijn alleen niet verzameld met de CO₂-footprint in het achterhoofd. Daardoor staan ze verspreid over verschillende afdelingen, systemen en externe partijen. Finance beschikt over energiefacturen en declaraties. HR weet hoeveel medewerkers er zijn en hoe vaak zij naar kantoor komen. Facilitair beheert informatie over gebouwen, meters en afvalstromen. Inkoop heeft zicht op leveranciers en materialen, terwijl Logistiek weet hoe goederen worden vervoerd. De uitdaging is daarom meestal niet dat er helemaal geen data is. De uitdaging is om al die losse gegevens samen te brengen tot één betrouwbaar en controleerbaar geheel.
Welke gegevens heb je nodig?
Welke informatie nodig is, hangt af van de afbakening van de footprint. De meeste organisaties beginnen met scope 1 en 2: de directe uitstoot en de uitstoot die samenhangt met ingekochte energie. Denk daarbij aan:
- Het verbruik van aardgas en andere brandstoffen;
- Elektriciteitsverbruik;
- Brandstof voor bedrijfswagens en materieel;
- Eventueel het gebruik van koudemiddelen;
- Zelf opgewekte of teruggeleverde energie.
Bij scope 3 wordt de zoektocht uitgebreider. Dan gaat het onder meer om woon-werkverkeer, zakelijke reizen, afval, transport, ingekochte producten en andere activiteiten in de waardeketen. Daarvoor ben je vaker afhankelijk van leveranciers, transporteurs en collega’s buiten het projectteam.
Het helpt om vooraf precies te bepalen welke gegevens je zoekt, over welke periode en in welke eenheid. “Kun je de totale hoeveelheid getankte diesel in liters over 2025 aanleveren?” levert waarschijnlijk een bruikbaarder antwoord op dan: “Kun je de informatie voor de CO₂-footprint opsturen?”
Het hoeft niet ineens allemaal compleet te zijn
Een veelvoorkomende valkuil is dat organisaties iedere kilometer, liter en kilowattuur exact willen achterhalen voordat ze willen gaan rekenen. Daardoor kan het proces onnodig lang stil komen te liggen. Een CO₂-footprint mag schattingen, extrapolaties en aannames bevatten. Voorwaarde is dat deze redelijk zijn, consequent worden toegepast en duidelijk worden vastgelegd. Ontbreekt bijvoorbeeld een maandfactuur? Dan kan een onderbouwde schatting soms beter zijn dan helemaal geen waarde opnemen. Dat maakt de footprint niet waardeloos. Een eerste berekening is juist vaak ook een nulmeting van de datakwaliteit.
Je ontdekt niet alleen hoeveel CO₂ de organisatie uitstoot, maar ook waar de informatievoorziening nog beter kan. Transparantie is daarbij belangrijker dan schijnzekerheid. Beschrijf welke gegevens zijn gebruikt, waar onzekerheden zitten en wat je het volgende jaar wilt verbeteren.
Vergeet vooral de mensen achter de data niet
Voor degene die verantwoordelijk is gemaakt voor de footprint kan het frustrerend zijn als gegevens niet snel of niet in het juiste format worden aangeleverd. Toch is dat meestal geen onwil. Collega’s weten niet altijd waarom de informatie nodig is, wat precies wordt gevraagd of hoe belangrijk de juiste eenheid is.
Maak daarom duidelijk wat je nodig hebt en waarom. Wijs per gegevensstroom een eigenaar aan en spreek af waar de onderliggende documenten worden opgeslagen. Houd ook meteen bij welke knelpunten je tegenkomt. Daarmee leg je de basis voor een proces dat het volgende jaar sneller en beter verloopt.
Van speurtocht naar vast proces
De eerste CO₂-footprint kost bijna altijd de meeste moeite. Daarna kun je zorgen dat gegevens periodiek worden verzameld, verantwoordelijkheden duidelijk zijn en iedereen hetzelfde format gebruikt. Zo verandert een jaarlijkse speurtocht langzaam in een beheersbaar onderdeel van de bedrijfsvoering.
Loop je vast bij het verzamelen van de juiste gegevens? Robin Good helpt je bepalen welke data je echt nodig hebt, waar je die kunt vinden en hoe je ontbrekende informatie verantwoord verwerkt. Zo komen we samen tot een betrouwbare CO₂-footprint – én maken we het volgend jaar een stuk eenvoudiger. En natuurlijk ook een stuk leuker, want CO2 klinkt misschien saai maar als je het als een uitdaging gaat zien om te besparen dan krijgt het ineens een andere betekenis.
