De CSRD-richtlijn komt eraan en de dubbele materialiteitsanalyse vormt de basis hiervan. Hierbij kijk je niet alleen naar wat van buitenaf op je bedrijf afkomt, maar ook naar wat jouw organisatie doet op het gebied van duurzaamheid. In dit artikel leggen we je alles uit over de dubbele materialiteitsanalyse. Ontdek wat dit principe inhoudt en wat je precies moet doen volgens de CSRD. Hoe doe je in 5 handige stappen zo’n dubbele materialiteitsanalyse?
Rapporteren en sturen begint bij je duurzaamheidsstrategie. Deze moet duidelijk en to the point zijn. Focus op de duurzaamheidsonderwerpen die er écht toe doen voor jouw bedrijf en de partijen die erbij betrokken zijn. Het materialiteitsprincipe helpt je hierbij dubbel op weg.
Wat is eigenlijk dubbele materialiteit?
In tegenstelling tot een reguliere materialiteitsanalyse kijkt het dubbele materialiteitsprincipe niet alleen naar de impact van de organisatie op de wereld om haar heen, Juist ook naar de impact op de eigen organisatie. En daarnaast wordt gekeken naar zowel de positieve als negatieve impact. Ofwel, kansen en bedreigingen.
Impact op mens & milieu (impact materialiteit)
Wat is de impact die jouw organisatie maakt op mens en milieu? Een onderwerp uit jouw bedrijfsvoering is belangrijk (en dus materieel) als het op korte, middellange, of lange termijn een positieve of negatieve invloed heeft op mens en milieu. Denk aan de impact die jouw organisatie maakt met de CO2 uitstoot van jouw wagenpark (negatief), maar zeker ook aan de impact die jouw medewerkers maken, wanneer ze zich in zetten als vrijwilliger bij de lokale voedselbank (positief).
De CSRD geeft richtlijnen om de belangrijkste duurzaamheidsthema’s te classificeren en te prioriteren. In je afweging of iets materieel is, kijk je naar de waarschijnlijkheid en de intensiteit van de gebeurtenis, de omvang van de impact en de mate van herstelmogelijkheid.
Impact op de organisatie (financiële materialiteit)
Het tweede aspect is de financiële kant. In dit onderdeel van de dubbele materialiteitsanalyse brengen we de potentiële financiële risico’s en kansen in kaart van de verschillende duurzaamheidsthema’s (bijvoorbeeld ESG). Een onderwerp is belangrijk wanneer het een financieel effect heeft op de onderneming.
Denk bijvoorbeeld aan mogelijke schade door wateroverlast of reputatieschade die je oploopt wanneer naar buiten uitlekt dat kinderen toch betrokken worden in je productieproces. Maar zeker ook aan het verbeteren van je imago door gelijke kansen voor iedereen gewaarborgd te hebben in je bedrijfsvoering. Materialiteit bepaal je op basis van de waarschijnlijkheid en de omvang van risico’s en kansen.
Dubbele materialiteit en CSRD, waarom?
Materialiteit is de basis voor de CSRD-richtlijn, die grote bedrijven vanaf 2024 of 2025 verplicht om jaarlijks over duurzaamheid te rapporteren. Simpel gezegd: het belangrijkste moet in het jaarverslag staan. Dat zorgt ervoor dat je aandacht en middelen steekt in de dingen die er echt toe doen.
Om verstandige keuzes te maken over wat wel en niet in duurzaamheidsverslagen thuishoort, is het essentieel om te begrijpen dat een duurzaamheidsthema belangrijk kan zijn vanwege de impact die het heeft en /of de risico’s en kansen die het met zich meebrengt. Hoewel de CSRD enkele richtlijnen geeft, ligt de uiteindelijke beslissing over wat als belangrijk (of ‘materieel’) wordt beschouwd bij de organisatie zelf. Het is van groot belang dat de organisatie haar keuzes goed onderbouwd.
Beoordelen welke onderwerpen het meest relevant zijn én dus opgenomen moeten worden in haar duurzaamheid-verslaglegging, is de eerste cruciale stap om te voldoen aan CSRD. De resultaten van zo’n beoordeling bepalen, in termen van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), welke standaarden, toelichtingen en datapunten moeten worden opgenomen in het duurzaamheid-verslag. Zo ook welke -terecht- buiten beschouwing kunnen worden gelaten.
Een materialiteitsanalyse geeft dus focus aan je strategie en verslaglegging. Het laat zien waar je de grootste milieubelasting hebt. Waar kansen liggen om iets goeds te doen en waar klimaatverandering voor bedrijfsrisico’s zorgt.
Hoe voer je een dubbele materialiteit-analyse uit?
Bij het bepalen van belangrijke duurzaamheidsthema’s betrek je stakeholders. zoals klanten, leveranciers, medewerkers, financiers en de maatschappij. Ze helpen bepalen wat belangrijk is voor jouw organisatie en geven aan wat ze daarin van je verwachten. In een apart blog lichten we toe hoe je bepaalt welke stakeholders je betrekt en hoe je hiermee omgaat binnen de CSRD. Hieronder lees je hoe je in vijf handige stappen de dubbele materialiteit-analyse, ook wel de dubbele materialiteitsbeoordeling genoemd, uitvoert.
Stap 1) Identificeer en betrek je stakeholders
Bij een dubbele materialiteitsanalyse draait alles om de stakeholders, of wel de belanghebbenden. De Europese standaarden voor duurzaamheidsverslaglegging (het ESRS – het framework van de CSRD) brengen nieuwe overwegingen met zich mee over als het gaat om welke groepen stakeholders betrokken moeten worden.
Wie zijn de stakeholders waar de organisatie invloed op heeft? En welke stakeholders kunnen invloed uitoefenen op de organisatie? Een handig instrument hiervoor is onze stakeholdersanalyse, waarmee je kunt bepalen welke groepen direct betrokken moeten worden bij de materialiteitsbeoordeling.
Het doel van het betrekken van stakeholders is om te begrijpen hoe de organisatie invloed kan uitoefenen op mensen en hoe input en feedback te verkrijgen over belangrijke duurzaamheidsonderwerpen. Door de betrokkenheid van stakeholders kunnen organisaties ook nieuwe duurzaamheidsthema’s identificeren die in hun materialiteitsbeoordeling moeten worden meegenomen. Kwalitatieve en kwantitatieve input van stakeholders kan ook helpen bij het beoordelen van de effecten, risico’s en kansen in latere stappen.
Onder de CSRD is de manier waarop stakeholders worden geraadpleegd veranderd. In plaats van simpelweg te vragen welke onderwerpen zij belangrijk vinden, worden ze nu gevraagd om de belangrijkste impact van de organisatie op mens en milieu en de voornaamste duurzaamheidsrisico’s en -kansen te identificeren. Dit kan een uitdaging zijn, aangezien niet alle stakeholders in staat zullen zijn om een breed scala aan ESG-onderwerpen vanuit deze twee perspectieven te beoordelen.
Daarom is het handig om een deel van de beoordeling te doen met interne en externe experts op verschillende duurzaamheidsgebieden. Dit helpt niet alleen om inzicht te krijgen in de impact van de organisatie, maar zorgt er ook voor dat de dialoog met belanghebbenden gericht is op manieren waarop de organisatie kan verbeteren. De dialoog is niet alleen nodig om input te verzamelen voor de materialiteitsbeoordeling, maar er moet ook tijd zijn voor discussie over de strategie, het beleid en de actieplannen voor deze onderwerpen.
Tip: Ga een open gesprek aan met de stakeholders. Laat je uitdagen en verrassen en laat ruimte voor andere interpretaties. Je eigen inzichten ken je immers wel, je bent juist op zoek naar de inzichten van je belanghebbenden. Zo kan de CSRD leiden tot een sterkere relatie met alle belanghebbenden.
Het doel van het betrekken van stakeholders is om te begrijpen hoe de organisatie invloed kan uitoefenen op mensen en hoe input en feedback te verkrijgen over belangrijke duurzaamheidsonderwerpen. Door de betrokkenheid van stakeholders kunnen organisaties ook nieuwe duurzaamheidsthema’s identificeren die in hun materialiteitsbeoordeling moeten worden meegenomen. Kwalitatieve en kwantitatieve input van stakeholders kan ook helpen bij het beoordelen van de effecten, risico’s en kansen in latere stappen.
Onder de CSRD is de manier waarop stakeholders worden geraadpleegd veranderd. In plaats van simpelweg te vragen welke onderwerpen zij belangrijk vinden, worden ze nu gevraagd om de belangrijkste impact van de organisatie op mens en milieu en de voornaamste duurzaamheidsrisico’s en -kansen te identificeren. Dit kan een uitdaging zijn, aangezien niet alle stakeholders in staat zullen zijn om een breed scala aan ESG-onderwerpen vanuit deze twee perspectieven te beoordelen.
Daarom is het handig om een deel van de beoordeling te doen met interne en externe experts op verschillende duurzaamheidsgebieden. Dit helpt niet alleen om inzicht te krijgen in de impact van de organisatie, maar zorgt er ook voor dat de dialoog met belanghebbenden gericht is op manieren waarop de organisatie kan verbeteren. De dialoog is niet alleen nodig om input te verzamelen voor de materialiteitsbeoordeling, maar er moet ook tijd zijn voor discussie over de strategie, het beleid en de actieplannen voor deze onderwerpen.
Tip: Ga een open gesprek aan met de stakeholders. Laat je uitdagen en verrassen en laat ruimte voor andere interpretaties. Je eigen inzichten ken je immers wel, je bent juist op zoek naar de inzichten van je belanghebbenden. Zo kan de CSRD leiden tot een sterkere relatie met alle belanghebbenden.
Stap 2) Verzamel alle mogelijke duurzaamheidsthema’s
De ESRS legt een lijst van duurzaamheidsvraagstukken voor, onafhankelijk van de sector, die organisaties moeten meenemen in hun materialiteitsbeoordeling.
Naast de duurzaamheidsthema’s die in het ESRS staan beschreven, hebben organisaties ook de verplichting om specifieke duurzaamheidskwesties te identificeren die uniek zijn voor hun entiteit en wellicht niet expliciet in de ESRS staan vermeld. Denk bijvoorbeeld aan arbeidsvoorwaarden op een productielocatie in het buitenland. Deze kunnen zowel aanzienlijke invloed hebben op de lokale samenleving als een risico vormen op imago schade. Later zullen organisaties ook rekening moeten houden met sectorspecifieke duurzaamheidskwesties op basis van de nog in ontwikkeling zijnde sectorspecifieke ESRS.
Bij het identificeren van potentiële relevante duurzaamheidskwesties moeten organisaties de reikwijdte van hun activiteiten, geografische werkgebieden en stappen in de waardeketen in overweging nemen. Eerdere materialiteitsbeoordelingen, interne documentatie zoals impact- en risicobeoordelingen, externe documentatie zoals sectorrapporten, benchmarks en ESG-beoordelingen, en inzichten uit de betrokkenheid van belanghebbenden kunnen dienen als bron.
Tip: Betrek verschillende disciplines uit de organisatie. Hiermee vergroten we de kans op het opmerken van een kans of risico vanuit verschillende invalshoeken.
Stap 3) Impactanalyse; breng de kansen en risico’s in kaart
Nadat we alle duurzaamheidsthema’s hebben verzameld is de volgende stap te bepalen of deze daadwerkelijk van materieel belang zijn (en dus moeten worden opgenomen in de duurzaamheidsverklaringen). De insteek is te definiëren in termen van de effecten die de organisatie heeft op de betreffende duurzaamheidsthema’s en de risico’s en kansen die ze met zich meebrengen. We brengen de longlist terug naar een shortlist.
Dit kan best een uitdaging zijn. De impact van een organisatie op mens en milieu kan zowel positief als negatief zijn, concreet of potentieel, en verband houden met de effecten van andere onderwerpen. Deze effecten, risico’s en kansen kunnen zich op korte, middellange of lange termijn voordoen en betrekking hebben op (toekomstige) gebeurtenissen en activiteiten in de hele waardeketen.
Zodra duurzaamheidskwesties zijn beschreven in termen van effecten, risico’s en kansen, is het zaak deze te kwantificeren. Dit kun je doen door de volgende drie vragen te beantwoorden:
– Hoe groot is de potentiële schade?
– Worden er veel mensen door geraakt?
– Wat zijn de kosten voor het tegengaan van de effecten?
De nauwkeurigheid van deze stap is aan de ene kant noodzakelijk om de parameters die in het ESRS zijn gedefinieerd toe te passen. Aan de andere kant vergemakkelijkt het ook toekomstige openbaarmaking. Een gedetailleerde beoordeling helpt om later te bepalen welke openbaarmakingsvereisten en datapunten materieel zijn. Bovendien moeten organisaties bekendmaken hoe ze de effecten, risico’s en kansen met betrekking tot elk onderwerp beheren. Door hier gedetailleerd op in te gaan, worden mogelijke strategische gevolgen duidelijker.
Input voor deze kwantitatieve beoordelingen kan worden verkregen door (opnieuw) in gesprek te gaan met belanghebbenden en deskundigen, zowel intern als extern, via interviews, enquêtes en workshops. Naast deze bottom-up benadering wordt een holistische, top-down beoordeling van de resultaten aanbevolen om een kritieke uitdaging aan te pakken waarmee organisaties worden geconfronteerd bij het beoordelen van effecten.
Hoe vergelijk je effecten die totaal verschillend van aard zijn? Wat is het risico van een niet inclusieve organisatie in vergelijk tot fraude in het inkoopproces? Deze waardering zal dus altijd een mate van onzekerheid in zich hebben. Zorg dat je dus vooral je waarderingsproces goed vastlegt en documenteert. Dan kun je daar later altijd op teruggrijpen.
Het andere onderdeel is het beoordelen van het effect van duurzaamheidsrisico’s en -kansen op de bedrijfswaarde. Met andere woorden, het gaat om het inschatten van de financiële effecten die nog niet zijn opgenomen in de jaarrekening. De CSRD vraagt organisaties om naar de financiële effecten te kijken vanuit twee perspectieven:
1. Het effect op de bestaande middelen?
2. Het effect op de bestaande relaties?
Dit is een uitdagende oefening die inzicht vereist in wat er in de waardeketen gebeurt en kennis van duurzaamheidsontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op bedrijfsprocessen. Gaan klanten keuzes maken op basis van ESG-aspecten? Gaat CO2 uitstoot worden belast? Welk risico lopen wij in de waardeketen wanneer het gaat in het nakomen van mensenrechten?
Deze beoordeling vraagt dan ook om een combinatie van kennis en inzicht rondom het thema vanuit de invalshoeken van onder andere financiën, veiligheid, duurzaamheid, operatie, commercie, et cetera.
Tip: Betrek experts en NGO’s die specifieke kennis hebben op de betreffende duurzaamheidsthema’s wanneer je deze kennis zelf niet in huis hebt. In onze ervaring is dat vaak cruciaal om tot een goede beslissing te komen.
Stap 4) Materialiteitsbepaling
De volgende stap is het maken van een ranglijst (van hoog naar laag). Door een drempel of afkappunt toe te passen, wordt deze lijst verdeeld in materiële en niet-materiële duurzaamheidsthema’s.
De uitdaging hierbij is het bepalen van de drempels. Omdat de ESRS slechts beperkte richtlijnen biedt, moet een organisatie alle belangrijke effecten, risico’s en kansen opnemen. Maar als er te veel worden opgenomen, raken de duurzaamheidsverklaringen en -strategie niet gericht op de onderwerpen die er het meest toe doen. Een dialoog met het senior management en de betrokken deskundigen is nodig om een goed beeld te ontwikkelen van de meest materiële zaken.
Vanuit de CSRD is het zaak vooral de gemaakte keuzes, en het proces daar naar toe, goed te documenteren. Dit zorgt dat naderhand eenvoudig verklaard kan worden en zelfs kan worden bijgesteld wanneer er nieuwe inzichten ontstaan.
Tip: Hoewel dit niet verplicht is vanuit de CSRD, is het raadzaam de uitkomsten te visualiseren in een materialiteitsmatrix. Dit helpt in het onderbouwen van de keuzes voor de belanghebbenden.
Stap 5) Strategie bepalen
We begrijpen nu welke onderwerpen voor onze organisatie van materieel belang zijn en hebben dit overzichtelijk in beeld gebracht. Voor deze onderwerpen is het nodig om beleid, acties, indicatoren en doelstellingen te ontwikkelen. De strategie zal afhangen van de ambitie en de mate waarin er al middelen beschikbaar zijn. Het is nu tijd om concrete stappen te zetten en te werken aan het realiseren van positieve impact en het beheersen van eventuele risico’s op deze materiële onderwerpen.
Voor elke materiële duurzaamheidskwestie moeten bedrijven volgens de CSRD gedetailleerd bekendmaken welke maatregelen ze nemen om hun milieu- en maatschappelijke impact te beheren. Dit betekent dat ze niet alleen de doelstellingen moeten onthullen die ze voor elke duurzaamheidsmaatregel hebben vastgesteld, maar ook het beleid en de actieplannen die ze implementeren om die doelen te bereiken.
Bovendien verplicht de CSRD bedrijven om bekend te maken hoe ze duurzaamheidskwesties integreren in hun strategische planningsprocessen. Dit omvat een toelichting op hoe materiële effecten, risico’s en kansen voortkomen uit en vragen om aanpassing van het bedrijfsmodel, de marktpositie en de waardeketen, zowel nu als in de toekomst. Veelal kan dit gecombineerd worden met andere planningsprocessen en kwaliteitssystemen.
Tip: neem de doelstellingen en acties op reeds bestaande managementsystemen. Zo is de borging beter georganiseerd en wordt deze als vanzelf onderdeel van de bedrijfsvoering.
Documenteer de dubbele materialiteitsanalyse goed
Het is al eerder kort aangehaald, maar we willen het nogmaals benadrukken. Het is zaak dit hele proces goed te documenteren. Je kunt gerust stellen dat de dubbele materialiteitsanalyse de basis vormt van je de CSRD verslag. En zeker in het begin kun je er vergif op innemen dat de aannames die gedaan hebt, ingehaald worden door de tijd en de realiteit. In dat geval helpt het je te begrijpen hoe je vorig jaar tot de beslissing was gekomen.
Onderdeel van de CSRD is dat er een audit plaats heeft op je verslag. Dit wordt gedaan door de accountant of een externe auditor. Deze heeft vaak niet alle inhoudelijk kennis en moet dus aan de hand van jouw documentatie het oordeel vellen. Een goede documentatie kan helpen de auditor mee te nemen in jouw keuzes zodat deze ze ook begrijpt.
En vergeet niet dat niet elke medewerker werkt tot aan de pensioengerechtigde leeftijd. Deze ingewikkelde materie wil je goed vastleggen om eenvoudig over te kunnen dragen als dat nodig is. Voortgang en borging is immers key bij de CSRD.
De dubbele materialiteitsanalyse als basis voor je duurzaamheidsstategie?
Het uitvoeren van een dubbele materialiteitsanalyse is een boeiende gezamenlijke activiteit die waardevolle informatie oplevert over kansen, risico’s en impact, en input biedt voor je strategie. Vervolgens kun je aan de slag met doelen en projecten op elk thema. En dat is waar het echt interessant wordt. Dan ga je positieve impact creëren. Daar zit de energie. De CSRD kan dus meer zijn dan alleen een verslagleggingsrichtlijn. Het kan de driver zijn tot de verdere verduurzaming van je organisatie. Ons advies is dan ook om de resultaten te integreren in je bestaande managementprocessen om succesvol en toekomstbestendig te zijn als organisatie.
De inzichten uit de dubbele materialiteitsanalyse, waarbij je als bedrijf keuzes maakt op basis van gedegen onderzoek en diepgaande analyse, vormen waardevolle input voor het formuleren van jouw duurzaamheidsbeleid en mogelijk ook de algehele strategie. Het creëert meer transparantie, draagt bij aan aangescherpte besluitvorming en zorgt ervoor dat tijd en middelen worden ingezet voor die onderwerpen die er het meest toe doen, zowel voor jouw bedrijf, jouw stakeholders als de samenleving in het algemeen.
